Origem e base legal do apostilamento
O apostilamento brasileiro nasceu da adesão do país à Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros, celebrada na Haia em 5 de outubro de 1961. A internalização do tratado ocorreu por meio do Decreto nº 8.660/2016, vigente desde 14 de agosto daquele ano.
O procedimento foi regulamentado pelo Conselho Nacional de Justiça mediante o Provimento nº 62/2017, posteriormente consolidado em normas subsequentes. Antes desse marco, todo documento público brasileiro destinado ao exterior dependia de legalização perante a repartição consular do país de destino — fluxo notoriamente moroso e oneroso ao cidadão.
Como funciona o procedimento na prática
O interessado apresenta o documento original em cartório de notas, registro civil ou outra serventia previamente autorizada pelo CNJ. Verificada a autenticidade da assinatura ou do selo da autoridade que emitiu o documento, o cartório afixa o termo da apostila — formulário padronizado contendo dez itens obrigatórios definidos pela Convenção, como país de origem, identificação do signatário, cargo, número de registro e data.
O termo é simultaneamente registrado no Sistema Eletrônico de Informação e Apostilamento (SEI Apostila), mantido pelo CNJ, conferindo rastreabilidade e permitindo verificação online por autoridades estrangeiras. Concluído o ato, o documento está apto a produzir efeitos perante qualquer dos mais de 120 países signatários da Convenção.
Quando o apostilamento se aplica — e quando não
A apostila vincula exclusivamente Estados signatários da Convenção de Haia. Para documentos destinados a países que não aderiram ao tratado, permanece exigível a tradicional legalização consular junto à representação diplomática do destino.
O ato recai sobre documentos públicos — assim entendidos os emitidos por autoridade do Estado ou por entidade no exercício de função pública, conforme art. 1º da Convenção. Documentos particulares somente são apostiláveis após prévio reconhecimento de firma ou autenticação cartorária, etapa que os equipara, para esse fim, a documentos públicos.
Documentos comumente apostilados
Entre os documentos mais frequentemente submetidos ao apostilamento estão certidões de nascimento, casamento e óbito; sentenças e decisões judiciais; diplomas e históricos escolares; procurações públicas; certidões cartorárias; e atos notariais em geral. Sentenças estrangeiras, por sua vez, devem ser apostiladas no país de origem antes de serem submetidas à homologação perante o Superior Tribunal de Justiça.
Exemplo prático
Maria, residente em Brasília, divorciou-se nos Estados Unidos e pretende averbar o ato no Brasil para casar-se novamente. Apresentou-se em cartório autorizado em São Paulo com a sentença norte-americana traduzida, mas teve a documentação recusada — faltava o apostilamento do documento original em solo americano.
Maria contatou a autoridade competente nos Estados Unidos (Secretary of State da Califórnia), obteve a apostila, providenciou tradução juramentada do conjunto e, então, ingressou com pedido de homologação perante o STJ. Sem o apostilamento prévio do documento estrangeiro, o pedido seria liminarmente indeferido por inobservância de requisito formal essencial.
